Wie alle anderen Auskunfteien darf auch die VSG Unternehmergesellschaft (mietnomaden-stop.com) nicht pauschal eine Ausweiskopie für eine Selbstauskunft verlangen. Das Justitiariat des Landesverwaltungsamt Sachsen hat uns auf unsere Anfrage vom 23.06.2010 nach etwas über einem Jahr (AZ 106.1.1-0554-124/201) in unserer Rechtsauffassung bestätigt:
Sie haben sich unter dem 23.06.2010 an den Landesbeauftragen für den Datenschutz im nicht-öffentlichen Bereich des Landes Sachsen-Anhalt gewandt. Sie schilderten eine Verfahrensweise der VSG Unternehmergesellschaft zu der Sie um Ausführungen zur Rechtmäßigkeit erbaten. Konkret verlange das Unternehmen die Vorlage einer Ausweiskopie als Voraussetzungen für den Erhalt einer Auskunft nach § 34 BDSG.
Da die VSG Unternehmergesellschaft eine sog. nicht-öffentliche Stelle darstellt, wurde Ihr Anliegen dem Landesverwaltungsamt als Aufsichtsbehörde für den Datenschutz im nicht-öffentlichen Bereich des Landes Sachsen-Anhalt zuständigkeitshalber übersandt.
Datenschutzrechtlich führt das Kopieren und Scannen von Ausweisdokumenten zu einer Erhebung personenbezogener Daten. Aufgrund des sog. Verbotes mit Erlaubnisvorbehalt – normiert in §4 Abs. 1 BDSG – ist dies nur zulässig, wenn 1. eine spezialgesetzliche Grundlage dies erlaubt, 2. eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt oder 3. eine Zulässigkeit auf Basis des Bundesdatenschutzgesetzes gegeben ist.
Für gesetzlich nicht geregelte Sachverhalte besteht grundsätzlich eine Vervielfältigungsgebot von Ausweisdokumenten. Allerdings zeigt die praktische Notwendigkeit, dass ein striktes Kopierverbot nicht praktikabel ist. So kann eine Person bei der Einholung einer Auskunft auf der Grundlage des § 34 BDSG im Zweifelsfall allein mit Name und Anschrift nicht eindeutig identifizierbar sein. Dies z.B. dann, wenn zu einem Namen mehrere Wohnadressen gespeichert sind. Hier lässt sich nicht ohne Weiteres erkennen, ob es sich um eine Namensgleichheit unterschiedlicher Personen handelt oder ob eine missbräuchliche Anfrage unter fremden Namen vorgenommen wird. Entscheidend ist aber, dass es sich um Ausnahmefälle handelt und somit eine verantwortliche Stelle eine Identitätskontrolle anhand der Vorlage einer Ausweiskopie nur im Einzelfall vornehmen darf. Eine pauschale Forderung der VSG Unternehmensgesellschaft zur Beibringung einer Ausweiskopie ist daher nicht zulässig. Aus diesem Grund wurde dieser Aspekt bereits im Rahmen von Verfahren zur Durchsetzung des Auskunftsanspruches in Sachverhalten, in denen eine Ausweiskopie bereits erbracht wurde, als Prüfungsaspekt aufgegriffen. Eine abschließende Prüfung der Angelegenheit konnte noch nicht herbeigeführt werden.
Die hiesige Aufsichtsbehörde erteilt im Zusammenhang mit der Forderung auf Vorlage von Ausweiskopien regelmäßig folgende Hinweise:
Die Vorlage einer Kopie eines Ausweisdokumentes kann in begründeten Einzelfällen erforderlich sein. Ist es Ihnen nicht möglich, Ihre Identität persönlich durch Vorlage des Ausweisdokumentes zu belegen, achten Sie bitte darauf, dass die verantwortliche Stelle allein die Daten erhält, die zu Identifizierungszwecken unumgänglich sind (Name, Anschrift, Geburtsdatum). Die Kopie darf ausschließlich zu Identifizierungszwecken verwendet werden und ist unverzüglich zu vernichten. sobald der mit der Kopie verfolgte Zweck erreicht ist. Eine automatisierte Speicherung der Pass/Ausweisdaten ist unzulässig.
Sonstige Daten wie Zugangs- und Seriennummern, Angaben zur Größe, Augenfarbe, Passfoto sowie die maschinenlesbare Zone sollten geschwärzt werden.Sollten Sie weitere Rückfragen haben oder einzelfallbezogen Sachverhalte zur Prüfung übergeben wollen, stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.
Herzlichen Dank an das Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt für diese ausführliche Stellungnahme!
